2010年4月30日星期五

ERP系列故事之六:一把手工程的重要性

【前言】
ERP專案可能會從整個公司角度出發,對工作流程的重新定義。但是,工作流程的重新定義,是非常困難的。在改革的時候,遭到很多部門員工的抵制,認為這加大了他們的工作量。這也是可以理解的。但是,這對企業來說,可不是一件好事情......

【正文】
鄭經理得知自己要主持ERP動員會議時,有點緊張。如果一開始,就給公司中層員工樹立一個好的形象,將對以後的工作進展非常重要。那麼,該如何才能開好這個會呢?

  第二天一大早,鄭經理就給黃總發了一封關於ERP動員會議的議題及主要內容。郵件原文如下:


  黃總您好!非常感謝你賞識,讓我擔任公司的ERP實施經理。明天的ERP動員會議,是我們ERP項目的第一次碰頭會議。俗話說,好的開始,是成功的一半。所以,我現在把今天會議的議題發給你,請您參考一下。


  第一階段,是黃總您發言。主要內容是我公司上ERP的緊迫性,主要強調局部服從整體,強調"一把手"工程。


  第二階段,我會引用一個成功的案例,來強調"一把手"工程的重要性。


  第三階段,請黃總或者陳副總再次強調一下,公司上ERP的決心,讓現在還反對上ERP的同事,敲一下警鐘,為公司上ERP專案,掃除障礙。


  下午1點,會議正式開始。

  首先,黃總簡單介紹了一下現在公司遇到的困難。


  "各位經理,我們公司自成立以來,在各位的努力下,取得了迅速的發展。但是,隨著企業的發展,我們也發現了越來越多的問題。如:庫存據高不下,生產成本越來越高,品質越來越不穩定。根據上個月的資料與一年前的同期資料比較,退貨率增加了3%,不要小看這3%,它可給公司帶來了幾十萬的損失哦。你們想想,若是沒有這3%,那這部分收益,很大一部分可以分給各位作為獎勵。現在市場競爭越來越激烈,若我們再不把品質搞上去,若我們不把成本控制住,那我們以後的路會很難走,我們前段時間的努力,都會白費。"


  黃總停頓了一下,接著說:"所以,我跟副總決定上ERP專案,用ERP專案來改善我公司的內部管理。我知道,在座各位,有些人還是對ERP項目存在抵制的心態。但是,今天借這個機會,我向各位表個態,我們公司一定要上ERP,並且只許成功不許失敗。所以,我不管以前你們的態度,從今天,從此時此刻開始,你們必須堅決支持ERP專案;我若發現有誰以應付的態度對待,必定嚴懲不怠。"


  黃總講完後,鄭經理開始做彙報。


  "各位經理,我長話短說,現在由我負責公司的ERP專案。根據我這一個多星期的觀察,我越加自信,我們公司ERP項目一定會成功的。為什麼呢?因為黃總和陳副總都非常重視這個項目。根據我的經驗,ERP專案成功的關鍵之一是領嫉鬧С鄭諞到紓袳RP專案又叫做一把手工程,可見,一把手的支持的重要性。"


  "下面,我先來給大家介紹一個案例。這是我實施的一個ERP項目,也是一個製造業公司,是從事五金的。兩年前,五金行業競爭非常激烈,一方面是鋼等原材料價格持續上漲,另一方面是競爭對手迅速增加。這麼嚴酷的局面,迫使五金企業紛紛改善內部的管理,降低生產成本,提高競爭能力。我那個五金公司吳總,也同我們黃總同一個想法,想靠ERP來改善公司的管理體制。在ERP專案開始前,吳總去考察過幾個上過ERP的同行,覺得他們的效果都不錯,他從他們那裏學來一條項目成功的經驗,就是一把手的絕對支持。為什麼呢?"
因為ERP專案會涉及企業現在各個部門的利益,有可能從企業的全局出發,會對各個部門的工作任務做重新的分派。因為以前傳統的流程,我們考慮的是,工作誰來做效率最高。但是,ERP不是從這個角度來考慮,而是考慮由誰來做這個工作最有效果。各位,效率和效果是兩個不同的概念。我這裏就舉一個實際的例自來說明。"


  鄭經理拿起白板筆,轉身,在白板上畫了四個圈:


  "這最上面的一個圈代表我以前的那個五金公司,下面三個圈代表三個部門,一個是採購部,一個是業務部,還有一個是生產部。在上ERP專案前,流程是這麼走的,業務先開銷售定單給生產部,生產部按照生產計畫,開物料申請單給採購部,採購部再下發採購單給供應商。這看起來好象跟流水線操作差不多,效率很高。但是,從效果上來看,就不是這麼回事情了。"


  "我們舉個例子,假設產品A有兩種物料B1和B2構成,但是,B2又有二種替代料B21和B22。按照,以前的流程,業務下了10個A產品的定單給生產部,生產部排了一下生產計畫,就對採購說,我15號之前需要10個B1物料和10個B2物料。採購部接到指令後,向B2的供應商下發訂單,說我在15號之前不能生產完成,20號行不行?"


  "這時採購怎麼辦呢?採購經理向生產彙報說,我現在B2物料不能按時到貨。生產部說,那就用B21物料吧。採購發B21物料的採購單,供應商又回復說,無法完成。採購又向生產部彙報,生產部說那就用B22吧……"


  "大家想想,為什麼會這樣呢?因為在以前的手工作業裏,為了物料投放的準確,該用多少物料,該用什麼物料,都是有生產部門來管控的。但是有了ERP後,就改變了。"


  鄭經理不自覺的提高了語調:


  "上了ERP後,流程改為業務部發了10個的A產品定單給生產部門,生產部門排程後,對採購部門說,我在21號要開始生產A產品,你給我準備好10個A產品的物料。"


  "大家注意,"鄭經理在白板上對這句話劃了條線,表示強調,"這跟前面的區別在與哪呢?現在生產部門對採購不是說我要什麼什麼物料,要多少,而是對採購說,我要生產幾個成品,你在幾號之前給我物料。這時,採購若碰到某種物料供應商不能及時到貨的話,就可以自己選擇使用能按時到貨的替代料,而不用向生產請示是否用替代料。這樣,才真正節省了時間,達到了我們需要的效果。"

  "大家或許會有疑問,為什麼上了系統後,可以這麼操作呢?因為,ERP系統裏有個BOM定義,即物料清單,它已經事先定義好了產品要用什麼物料,有哪些替代料可用,其優先順序是什麼,用量是多少。這樣,以後的採購或者領料,都能自動計算。而不用生產部專門設立人員去管控這些物料。"


  "現在,大家或許有點明白了,BOM清單是非常重要的,可以說是ERP系統的核心。所以,我剛開始實施ERP或者以後新建立BOM清單的時候,對此會有嚴格的審核程式。那時,我公司的有些同事就想不明白了,以前建立BOM的時候很輕鬆的,只要一個或這兩個人簽字就行了,但是,上了ERP後,BOM清單每個部門都要去審核,說怎麼上了ERP系統後,怎麼越來月麻煩,效率反而越來越低了?"


  "而實際情況真是這樣嗎?不是。上ERP專案前,由於手工BOM錯誤等原因,開錯採購單發生率為13%左右,而上了ERP系統後,採購單錯誤率降到了1%,並且,從生產到採購下單週期平均從2天降到了4個小時。大家說說看,雖然一開始工作效率有可能會有所降低,但是,我們真正想達到的結果是什麼?我想,大家都希望達到第二種結果。"


  "這就是我想說的,ERP專案可能會從整個公司角度出發,對工作流程的重新定義。但是,工作流程的重新定義,是非常困難的。在改革的時候,遭到很多部門員工的抵制,認為這加大了他們的工作量。這也是可以理解的。但是,這對企業來說,可不是一件好事情。"


  "所以,接下來就是我要強調的,一把手的作用。那時,我們吳總瞭解情況後,不顧大家的反對,乾坤獨斷,毅然決定對流程進行重組。那時,要不是有吳總的領導魄力,我們的ERP項目可能就會以失敗而告終。"


  "所以,我們在實施ERP專案的時候,一定要從全局出發,同時,也希望我們在實施ERP的時候,黃總、副總能積極的參與進來,為我們的ERP保駕護航。"
 鄭經理結束後,陳副總起來說道:

  "鄭經理說的非常的好。我們上ERP項目,就是要做出效果來。在這裏,我想說三點。"


  "第一,再強調一次,黃總和我絕對支援ERP項目,會為ERP專案提供充足的條件,包括人力和財力。"


  "第二,我們不會閉門造車,對不規範的流程,我們堅決要改,要麼不做,要做就要做出實實在在的效果來。"


  "第三,為了做好一把手工程,我和黃總會考慮,我們其中一人到ERP專案組來,做你們的堅強後盾。"


  黃總起來做了總結。


  "今天,副總和我都表了態,堅決支持上馬ERP。所以,從今天開始,希望大家能配合鄭經理,把ERP專案切實的搞起來。"

ERP系列故事之五:ERP規劃報告

【前言】
企業中層以上員工不是都很支援ERP項目,還有不同程度的反對聲。雖然已經被黃總和副總壓了下去,但是,隨著ERP的實施,各個部門矛盾的激化,反對聲音還是會響起來,所以,關鍵是要在短時間內取得一定的效果,這樣才能壓制反對者的聲音......

【正文】
鄭丁科鄭經理接到黃總要求寫規劃報告的任務後,馬上開始著手瞭解公司情況,寫報告書。


  鄭經理瞭解公司情況後,是"悲喜交加"。

  喜的是公司發展比較穩定,實施ERP專案比較有優勢。如:


  1、公司內部控制比較完善,經過幾年的發展,已經有完整的內控制度,引進了ISO2000、5S等管理制度,並行之有效。


  2、公司黃總、陳副總都很重視企業的資訊化建設,"一把手工程"可以很好的執行。


  3、BOM(物料清單)等基礎資料已有整理、歸檔,可以節省大量收集基礎資訊的時間。


  4、表單格式有嚴格要求,並在全公司範圍內達成統一。

  悲的是公司尚有很多影響ERP項目實施的不足之處。如:


  1、企業員工不穩定。因為某些原因,企業內部員工流動性較大,特別是中層員工和文員,經常流動。


  2、雖然有統一的物料編碼,但是編碼不夠規範,不符合物料編碼的原則。如原材料編碼,把供應商的資訊也編寫到編碼裏去,這樣,很容易造成一物二碼的情況。


  3、資金預計投入不是很大,預計投入額只有25萬,影響到ERP的選擇。


  4、企業中層以上員工不是都很支援ERP項目,還有不同程度的反對聲。雖然已經被黃總和副總壓了下去,但是,隨著ERP的實施,各個部門矛盾的激化,反對聲音還是會響起來,所以,關鍵是要在短時間內取得一定的效果,這樣才能壓制反對者的聲音。


  針對這些情況,企業ERP實施規劃該如何做呢?鄭經理失眠了好幾個晚上,終於寫出了一份滿意的規劃書,主要內容如下。


  根據本公司的實際情況,先決定對本公司ERP專案做如下規劃。

  一、公司暫時決定上的模組。


  1、銷售:銷售管理模組、客戶管理管理模組。


  2、生產:物料需求計畫模組、製造命令單模組、領料模組、生產成本模組、生產排程和工序模組,其中,生產排程根據其他模組的實施效果進行判斷是否要上。


  3、質檢:品質管制模組。

  4、採購:請購模組,採購模組。

  5、倉庫:倉庫管理模組,庫存盤點模組。


  6、財務:自動分錄模組,應收應付模組,總帳模組


  7、人事:暫時不上,因已經有比較獨立的人事系統。根據系統實施情況,考慮系統集成。
二、分階段實施


  根據公司現有的情況,對各個模組分階段進行實施,第一階段上銷售管理模組、物料需求計畫模組、製造命令單模組、領料模組、請購模組,採購模組、倉庫管理模組、應收應付模;第二階段上客戶管理管理模組、自動分錄模組、總帳模組和庫存盤點模組;第三階段上生產成本模組、生產排程、工序模組和庫存盤點模組。


  第一階段的模組比較簡單,容易實現,能夠在較短時間內達到效果。


  第二階段的模組比較複雜,並且很大程度上以來與第一階段的模組的實施效果;財務模組放在此階段上,是考慮到財務比較獨立,並且現在財務系統運行效果還是比較令人滿意,所以,放在第二階段實施。


  第三階段的模組是ERP專案實施的難點,因為其不僅受到前兩個階段的實施效果的影響,而且,對管理制度要求更加嚴格,故放在第三階段實施。


  三、分步驟實施ERP專案。


  ERP實施不是一蹴而就的,而是要一步一個腳印,腳踏實地,步步見效果。現在,把我們公司的ERP專案,分成以下幾個步驟:


  1、需求調研

  目的:理順公司真正的需求,分清主次。

  時間:


  分兩個階段。


  第一階段,自我需求調研,2個星期,主要是總結歷史錯誤,以史為鑒,不讓一個錯誤發生兩次。其次是總結現在工作中遇到的難題及工作量大的報表;以這兩項為基礎,來考評ERP的功能。


  第二階段:系統選型後,在ERP實施顧問的幫助下,進一步挖掘企業的內在需求,確實需求實現的主次。估計時間1個月。


  2、系統選型


  目的:根據製造業的行業特點結合本公司的產品特點,選擇一個適合本公司的ERP系統,防止以後過多的二次開發。


  時間:1-2個月。

  方法:


  "借雞生蛋"法,即選擇多個供應商來我公司洽談,利用他們公司的資深顧問來免費幫我們解決盡可能多的問題,以節省盡昂貴的顧問培訓費用。


  軟體購買通過"招標"形式,以求透明,公正。

  3、ERP原理培訓


  目的:瞭解ERP全帽,讓專案人員養成全局的觀念。

  時間:1個星期。


  方法:ERP實施顧問和ERP項目經理共同培訓,進行一個星期的輪番灌輸,讓項目組成員對ERP專案有較深的認識,並要學會從公司全局考慮問題。


  4、業務流程重組

  目的:總結公司內部流程,與行業標準流程進行對比,找出不符合的地方,並判斷是否需要修改。

  時間:1個月。

  方法:


  與行業標準流程進行一一對照,找出不符合標準流程的地方,並一一進行評估,確定兩者的優劣,並處步進行選擇;將選擇的結果交給實施顧問進行確認。
5、ERP操作培訓

  目的:讓專案組成員和操作員熟悉ERP的操作介面和方法。

  時間:1個月。


  方法:


  ERP實施顧問會一一演練各個流程和介面的操作方法,我們要求項目組成員和各個部門主要操作員參加培訓。並把培訓內容錄下來,以備後續的強化和新員工的培訓。


  6、基礎資料整理、輸入、核對

  目的:保證基礎資料的準確性,特別是物料清單,要保證100%的準確。


  時間:1個月。

  方法:一人輸入,一人核對,在會議室集中輸入。

  7、模擬演練


  目的:讓操作員能夠熟練作業系統。

  時間:1個月


  方法:各個部門在會議室集中訓練,每個操作員在一個月的演練中,至少每人操作20次以上,能夠獨立跑自己部門的功能模組,並對一些常見的錯誤能分析其原因。


  8、並向運行

  目的:減少新舊系統轉換時期的錯誤

  時間:2個月


  方法:各個部門在同一個時期內,對手工帳和系統帳同時運行,校對。

  9、後續完善


  目的:完善ERP,提升ERP效果。

  時間:長期

  方法:對系統運行後發現的新的錯誤,進行更正,完善。


  加強對員工的培訓,進行"上崗證"制度。

  一個星期後,鄭丁科經理把規劃書交給了黃總。黃總看後,對鄭經理是贊許有加。


  "黃總,"鄭經理乘熱打鐵,"接下去,我們應該開個專案動員會議,強調各個部門的責任,並儘快組成一個專案小組。俗話說,一鼓作氣,搞ERP不能拖,拖下去,把員工的積極性都拖沒了。"

"好!等明天副總回來我們就開會,到時候你主持!"

ERP系列故事之四:對話ERP誤區

【前言】
ERP只是一個工具,不是一個百寶箱,不能解決企業的所有問題。一些企業的經理往往把ERP看作是魔術師手中的道具,想怎麼變就怎麼變,認為只要上了ERP,企業所有問題都解決了。其實,這是錯誤的。因為ERP只是一個工具,而這個工具用的好不好,關鍵還是要靠人......

【正文】
鄭丁科應聘燦峰公司ERP經理成功,被要求馬上上任。一大早,鄭經理剛剛來到燦峰公司正準備好好幹一場,就被人事全經理領著去見了黃總。


  "鄭經理,聽說你在以前那個公司實施ERP很成功,是嗎?"黃總一見面,就開門見山的問道。

  "是的。"鄭丁科經理一開始還是有點拘謹,"以前我也是在一個製造業公司實施ERP,通過一年多的時間,ERP已經可以順利運行,並已經展現其效果。"

  "哦,鄭經理,我公司現在也急迫要上ERP,但是我們對ERP都還不是很熟悉。你能簡單的描述一下嗎?"


  鄭經理一愣,心想:這不會又是面試吧?


  "其實,對ERP,有很多認識誤區,在談ERP前,我們先要正確認識ERP。"鄭經理打起精神,娓娓道來:


  "首先,ERP只是一個工具,不是一個百寶箱,不能解決企業的所有問題。一些企業的經理往往把ERP看作是魔術師手中的道具,想怎麼變就怎麼變,認為只要上了ERP,企業所有問題都解決了。其實,這是錯誤的。因為ERP只是一個工具,而這個工具用的好不好,關鍵還是要靠人,人用對了,人培養好了,ERP這個工具自然可以給公司帶來很大效果。"


  鄭經理頓了一頓,繼續道:


  "第二,ERP是對制度的強化和鞏固,而不能用它來代替企業的管理制度。現在有些企業,往往是因為企業的迅速擴張,企業管理制度跟不上了,就來上ERP。其實,這是本末倒置。正確的應該是,先理順企業的管理制度,先建立一套完整的企業內控制度,然後,再用ERP來進行強化,來進行管控。"


  "第三,太強調企業的個性化,而忽視了行業的標準流程。ERP設計的時候,遵循一個理念,就是成功可以複製。我們複製行業第一的企業,雖然我們不能成為第一,但是我們會成為第二。因為制度的創新,成本太高,一旦創新失敗,給企業的打擊是巨大的。而現在有現成的物件給我們學,我們就沒有必要摸著石頭過河,沒必要去花費額外的精力和材力去創新。現在,我們業界一般有個7:2:1法則,說的就是70%是普通的規範,20%是行業的規範,10%是公司自己的特色。也就是說,在實施ERP時,我們90%可以參考標準流程,要把企業的個性控制在10%之內,因為企業的個性不一定能給企業來來效果。"


  "第四,太注重效率,而不注重效果。"鄭經理越說越有精神,"現在效率的時代已經過去了,公司應該更加注重效果。在足球賽上,有種叫做全場飛的人,從比賽一開始就全場跑,一直跑到比賽結束,看起來好象效率很高,可惜到最後,一個球都沒進,沒有效果;對手以慢打塊,反而進了3個。實施ERP也是如此。ERP他首先看中的是效果,再來考慮效率。所以,一般ERP實施的週期都在一年以上,後續的優化更是要好幾年時間,看起來效率不是很高,但是每一步,都給企業帶來一定的效果。"


  鄭經理停下來看了看黃總。黃總聽的津津有味,點頭示意鄭經理繼續。


  "第五,認為ERP跟財務軟體一樣,不就是上一個軟體,因為現在很多企業都是先有了財務軟體,再上ERP。所以,很多企業的老總都有這種想法,認為公司上財務軟體沒什麼困難,一個月就上去了,上ERP也沒什麼困難。有這種想法,上ERP是非常危險的,因為ERP跟財務軟體是兩個不同的範疇,就像造一葉小舟和一艘航空母艦,雖然都是在水上行走,都是兩者沒有什麼可比性。上ERP比上財務軟體,要花費更多的精力和財力。"


  "第六,趕時髦,不顧企業實際情況,上ERP。社會發展到今天,還有很多企業覺得國外的軟體比國內的好,動不動就是花個幾百萬去買國外的SAP等ERP軟體。其實,中國的企業還是蠻有中國特色的,跟國外的還是有一定的區別。所以,國外的軟體不一定就適合中國的企業。在選擇ERP軟體時,要根據企業自己的規模,行業的特點,選擇適合自己的鞋子,不要盲目追求功能全、價格高的軟體。其實有些ERP功能,就象現在的手機一樣,很多功能都是可有可無的,有些甚至成立雞肋,丟之可惜,食之無味,到時反而會分散注意力。"


  "第七,眉毛鬍子一把抓,不抓重點。其實,每個企業都有一些特殊的問題,希望能夠第一時間解決,這大概占20%左右,有些問題可以暫時緩一緩,或者付出一定的精力來解決問題不能給企業帶來相應的效果,這大概占80%左右,這就是有名的20:80定例。一些企業上ERP的時候,不管三七二十一,ERP一上來,就想解決企業所有的問題,或者先解決企業次要的問題。如有的企業,生產這一塊內容還不是很完善,就急這想讓辦公用品這一塊,這就是不抓主要矛盾。"


  "第八,形式上的一把手工程,ERP實施組長沒有足夠的權利。"鄭經理笑了笑說,"先聲明,這不是我在討權利,我只是就事論事。因為ERP會觸及各個部門的利益,所以,做為ERP專案的推動者,ERP項目組長要有淩駕與各個部門經理以上的權利,他要能夠調動各個部門人員的權利,要有對各個專案成員進行獎懲的權利。否則,遇到衝突時,項目組長就無法調動他們,無法下發任務,也就無法按計劃推行ERP,甚至會半途擱淺,所以,一開始,就要賦予ERP經理充分的權利。"


  鄭經理喝了一口茶,作了一個總結:"以上八點是現在企業一般會犯的一些錯誤認識,這對ERP專案的推行影響很大,有時候,甚至會成為ERP項目成敗的關鍵。所以,我覺得,黃總,在以上這幾方面,我們應該達成共識。"


  "不錯,你講的不錯,很有見地。"黃總笑了笑說,"有了你作為我們的ERP項目經理,我相信,我們的ERP項目,肯定可以成功。鄭經理,那你先給我做個規劃出來,看看我們接下來需要怎麼做。"


  "沒問題,黃總,我會用兩天的時間,寫個規劃出來。"鄭經理松了松肩,"黃總,您我鄭經理我還真是不習慣,您以後叫我小鄭好了。"


"好好,小鄭。"黃總拍了拍鄭經理的肩,"好好去做吧,會支持你的!"

ERP系列故事之三:項目經理的選擇

【前言】
燦峰電子配件有限公司決定上ERP專案後,人事部全經理就接到一個任務,招一個IT經理,來負責企業ERP專案。而讓她感覺頭痛的是,儘管負責做人事工作多年,招聘過各式各樣的員工;但是選擇ERP經理還是頭一遭,該如何來選擇人才呢......

【正文】
燦峰電子配件有限公司決定上ERP專案後,人事部全經理就接到一個任務,招一個IT經理,來負責企業ERP專案。而讓她感覺頭痛的是,儘管負責做人事工作多年,招聘過各式各樣的員工;但是選擇ERP經理還是頭一遭,該如何來選擇人才呢?
  全經理無從著手,只好向她的同學周某請教。周某的企業因已經實施過ERP,所以給她提了一些建議。他提出,企業ERP經理是一個特殊的崗位,一般要具備以下幾個條件:
  1、 成功實施過1個或1個以上的ERP專案。
  2、 有2年以上的相關工作經驗(企業管理或ERP管理經驗)。
  3、 善於溝通、協調。
  4、 有教強的文書能力。
  全經理看後,有點糊塗了,就是一個ERP經理,搞技術的活,為什麼還要“善於溝通、協調”,要“有教強的文書能力?”。
  全經理撥通了周某的電話。
  “老同學,你是不是搞錯了。就招個技術員,還有善於溝通,協調呀?”
  “ERP項目經理不是一個普通的技術員呀。”周某笑笑說,“實施ERP是個很複雜的過程,它會涉及到企業各個部門的即得利益,剛開始做這個專案的時候,會激化各個部門的矛盾。這就需要ERP經理去協調。還有,現在企業都有一套套的規章制度,不一定都很符合標準流程,所以,ERP經理還要配合實施顧問把流程整理出來,重新編制企業的內部控制制度,當然要有一定的文書能力了。不然,到時候寫出來的是一堆天書,你們誰去看哦?”
  一個星期後,全經理收到四份應聘簡歷。
  全經理先流覽了第一份簡歷。“應聘者A,電腦專業畢業,工作2年,以前一直從事JAVA程式開發工作,開發過企業OA系統。”全經理想,這個人還不錯,技術蠻強的,還開發過OA系統,這個系統我們公司正在用,還很好用的。
  “應聘者B,資訊技術專業畢業,通過培訓取得了ORACLE資料庫管理員和SQL
SERVER工程師證書,工作經歷1年,在##企業負責財務管理系統維護。"”全經理又翻開了第二份,這個也不錯,有財務管理系統的經驗,不僅有前臺的經驗還有後臺的技術。
  第三個應聘者,資訊管理與資訊系統專業畢業,工作1年半,以前一直在企業負責ERP項目,熟悉ERP專案實施流程,熟悉企業操作流程。
  第四個應聘者,企業管理畢業,工作3年,在4家公司做過ERP實施,熟悉多家公司的ERP軟體。
  全經理看完後,覺得都是人才,實在不好取捨。只好再請教同學周某。
  周某看過他們的簡歷後,傾向與選擇第三個人。周某說:"第一個人搞技術出身,善於同電腦溝通,同人溝通就不一定很好;而且OA系統同ERP系統有很大區別,屬於兩個不同領域。應聘者B,雖然接觸過財務管理系統,但是,財務管理只是ERP中,很小的一塊內容,從他的簡歷看,根本沒有生產管理和業務管理的經驗,所以,我把他排除掉了。再看第四個人,他雖然有較多的工作經驗,但是跳槽頻繁,在一個企業裏,平均沒呆到一年,而ERP項目,是個持久的項目,一般週期起碼在一年以上,所以,雖然這個人工作時間久,但為了以防他隨時走人,還是不選為妙。"
  周某頓了一頓:"我比較傾向與第三人,理由有三,一是他熟悉整套ERP流程,知道在ERP實施過程中,哪些地方會出錯誤,能夠預先防止錯誤的發生;二是他在企業裏實施ERP有始有終,能堅持到結尾。可以預測他在你們公司裏,一般也不會中途走人;三是他是資訊管理與資訊系統專業畢業,現在這個專業開設課程比較廣泛,一般都會開企業管理或財務相關的課程。所以,要我選,我會選這個。如果這個人再有點領導魄力的話,那更加是難得了。"
  "你若不要這個人,把他介紹給我,我公司要了。"周某說完,跟老同學開了個玩笑。
  "還有一個問題,"全經理說,"那我該如何對他進行面試呢?"
  "那我就送佛送到西吧。你可以這樣提問,首先,問他是否熟悉ERP的實施流程,若他能把ERP的實施流程熟練復述的話,那第一關就過了;然後,你可以問一下,他以前接觸過ERP哪幾個模組,再比較以下,你們公司準備上哪幾個模組;第三,可以讓講一下,他會如何設計企業的ERP項目......"
  最終,全經理在同學的幫助下,終於選擇了第三位應聘者作為公司的ERP經理,負責公司的ERP專案。也就是在後面全盤負責燦峰電子ERP專案的負責人——鄭丁科。
周某給全經理的“ERP經理面試問題概要”郵件。
  問題1、請描述一下ERP的專案流程一般分為哪幾部分?
  答案:ERP專案流程一般分為這幾個階段,一是專案立項,企業根據自身的發展情況,看是否要上ERP;二是ERP選型,選擇一個適合自己公司規模和行業的ERP;二是需求調研,實施顧問會對公司提出的需求進行可行性上的分析;三是業務流程重組,對公司流程進行梳理,修改不完善的流程;四是培訓和類比演練,拿典型的資料,讓員工進行操練;五是正式上線,手工與系統作業並向運行;六是關掉手工作業,獨立運行ERP系統;七是後續的完善。
  備註:若應聘者能熟練的說出這個過程,說明他實際接觸過這些流程。否則,則說明他只接觸過其中的一部分,或者只是濫竽充數。
  問題2、一般ERP系統有哪些模組?你實施過幾個?
  答案:一般ERP都會包括以下幾個模組:業務模組,生產模組,採購模組,倉庫管理模組,財務管理模組,物料需求模組,生產工藝模組,生產排程模組,成本模組;有的ERP廠商分的更細,財務管理中會分為應收應付模組,會計分錄模組,總帳模組等等。
  備註:在ERP各個模組中,成本模組與生產排程模組是最難實施的,若企業有實施這兩個模組,最好要找一個有過這方面實施經驗的實施經理,可以達到事半功倍的效果,畢竟沒有企業想把自己當作一個實驗品給對方做實驗。
  問題三、在以前的工作中,有沒有累積一些好的實施方法?
  答案:ERP項目實施現在已經發展的比較成熟,已經出來了一些方法論或者技巧,可以從這方面考察應聘這對這個行業的熟悉程度。
  一般來說,有這幾種方法:
  在系統選型時,有"借雞生蛋"的技巧,借助別人的專案實施經驗來免費為我公司進行服務;在系統調研時,要"以史為鑒",總結歷史教訓,不在同一個地方犯同一個錯誤;在業務流程重組時,"成功可以複製",複製別人的標準流程;在實施上線時,"金錢大棒兩手抓",建立一套獎懲制度;在培訓時,建立"上崗證"制度,等等。
  備註:以上方法有些是業界的不公開的方法,但是都可以起到很有效的效果。一般不要求應聘者能說出所有的方法論,只要能說出2-3種就已經是比較有經驗的人才,一般就可以勝任的。
  問題四、以前實施過哪家公司的軟體?什麼行業的?
  答案:ERP競爭越來越激烈,所以,各個ERP廠商都有一些行業性的解決方案,如有的適合製造業,有的是服裝行業,有的是電力行業,又或者商業流通行業。所以,一般可以問應聘者實施過哪個行業的ERP,看有否本行業的實施經驗。
  問題五、一般如何解決由於系統引起的各個部門之間的矛盾?
備註:這個沒有標準答案,主要看應聘者的協調能力。因為ERP實施會涉及到各個部門的即得利益,會遭到部分員工的抵制,所以,人事要考察應聘者是否有協調能力。

2010年4月20日星期二

ERP系列故事之二:獨斷的決議

【前言】
ERP只是一個工具,一個管理的工具,而不是一個難以琢磨的虛幻的事物。他只是對我們現在的內控流程的一個強化,加強對我們的控制。當然,在ERP實施過程中,難免會對各部門的利益有所損害,會暫時加重各個部門的工作量,但是,這只是暫時的,他帶來的利益比各位所失去的利益會更大,給企業帶來的效益也會更大......

【正文】
黃總回到公司後,馬上召開中高層會議,討論上ERP專案。黃總本來以為會進展很順利,而會議的實際情況卻遠遠沒有他想的那麼簡單。
  “今天開會,我們主要討論一下我們公司上ERP的事宜。”黃總首先發言,“我先來談一下ERP的大致情況。ERP是一個企業管理軟體,叫企業資源計畫,它將取代我們現在用的銷售管理和財務管理軟體,實現整個企業的資訊化。能夠提高我們的工作效率,降低錯誤的發生率。接下來,請大家都談談自己的ERP的認識。”
  採購部時經理說:“我同意上ERP。我以前在其他企業接觸過ERP,可以大大減少我們的工作量。我的部門現在有5個人,每天還要加班。一張銷售訂單下來,起碼要花半個小時才能把訂單發下去;但是,以前我在其他企業,只要花5分鐘就可以把定單準確無誤的發下去。我現在的人員都可以減少一半。”
  “上ERP不是這麼簡單的。”銷售部繆經理表示反對,“我雖然沒有用過ERP,但是我聽有人說過,'上ERP是找死'。現在我們銷售管理軟體這些用的好好的,為什麼要上ERP呢?這不是吃力不討好嗎?”
  “我也不同意。”財務經理道,“雖然現在財務管理有些困難,但這都是有關部門資料統計不準確和不及時導致的。只要每個部門都能及時把我們要的資料準確、準時的提交上來,問題就解決了。”
  生產經理道:“你說的容易,我們產品有幾百種,物料更是成前上萬。這麼龐大的物料庫,要進行資料統計,光手工來做,容易嗎?肯定要花費大量的人力,物力。我現在下面十幾個文員,每天都是做一些重複性的資料收集和整理工作。”
  “是的,我部門也是如此。”倉庫經理附和道,“每天入庫和出庫的物料有幾百種,要花好幾個人力進行登記、核對。而且,現在供應商送料不時有超送,缺送的情況,要登記這些零星的尾數就要花費好多人力,是得不償失呀。若能用軟體來管理,我想,這些問題就可以解決了,還可以解放一半勞動力出來……”
  開會開了近一個小時,還沒有得出結論來。
  “該怎麼半呢?要不要由自己獨立做決定呢?”黃總也是猶豫不決。
  “我來說幾句。”這時,陳副總站了起來,“昨天黃總跟我談,我們公司要上ERP。那時候,我對ERP還是半知不解。”
  陳副總頓了頓,繼續說道:“後來,我跟我們的幾家客戶和供應商瞭解,他們有很多人都上了ERP。不錯,'上ERP是找死',但是,還有另外一半,就是:'不上ERP就是等死'。什麼意思呢?就是說,若不上ERP,企業的某些問題就無法解決,企業的成本就降不下去,企業的利潤就提不上去,你們的待遇也漲不了呀。”
  大家哈哈大笑,氣氛給陳副總一席話帶活了。
  “那上ERP是找死,這又怎麼理解呢?這主要是因為企業內部的管理規範還不夠規範,還不是很符合國際化的標準,並且,中國人又有不大不小的本位主義。在國外,為什麼就這麼多企業實施成功呢?是因為人家流程規範,管理科學。我們要跟他們去競爭,就得使用一些先進的管理工具,降低成本,提高品質,否則,我們哪什麼同其他人進行競爭呢?”
  陳副總喝了口水,看了一下筆記繼續道:“早晚,跟他們交流的時候,他們普遍認為一個企業只要具備五個條件,就可以上ERP了。第一,年銷售額在1億以上,月處理定單在500張以上,我們公司去年銷售額在1.5億,月處理定單更是近2000張;第二,有完整的內控制度,有些問題靠內控制度已經無法解決,我公司自從2年前,執行IS0、5S制度以來,內控制度已經非常完善,但是,隨著規模的擴大,有些問題還是暴露出來了;第三,有資金的保障,ERP他是個燒錢的專案,需要有資金的大量投入,這一點,我公司也可以做到;第四,企業硬體的支援,因ERP是在電腦上跑的軟體,所以,對電腦的普及率有較高要求,我公司現在的普及率已經沒問題了;第五,就是企業高層員工的支持,現在,黃總和我都支持企業上ERP。現在這五個條件都滿足了,我認為,我公司上ERP的時機已經成熟了。”
  陳副總停了一下,繼續說道:“大家現在有的反對實施ERP,不外乎這幾種想法,一是都非常熟悉現在的作業,不想改變工作的習慣;二是怕用新的軟體以後,會損害自己部門的既得利益;三是大家對資訊化這一塊沒接觸過,怕使用新的系統,接受不了,而被其他人替代;四是對ERP系統還不是很熟悉。”
  “那我可以負責任的告訴大家。”陳副總道:“ERP只是一個工具,一個管理的工具,而不是一個難以琢磨的虛幻的事物。他只是對我們現在的內控流程的一個強化,加強對我們的控制。當然,在ERP實施過程中,難免會對各部門的利益有所損害,會暫時加重各個部門的工作量,但是,這只是暫時的,他帶來的利益比各位所失去的利益會更大,給企業帶來的效益也會更大。”
  “那我們就這麼決定了。”黃總總結道:“為了我們公司未來的發展,我們要上ERP。現在,我們談論的主題是如何來上好ERP。我不希望在聽到不一致的論調。”
  在這一刻,黃總看來還是很有魄力的。
  “現在,我們大致分配一下任務。人事全經理,你負責召一個ERP經理,成立一個ERP實施小組,開始前期的準備工作;其他經理,回去找一下ERP的資料,先瞭解一下。等ERP經理找到後,我們就開始選擇ERP合作廠商。” 就這樣,ERP項目在黃總和陳副總的拍板決定下,正式拉開了帷幕。

ERP系列故事之一:黃總的困惑

【前言】
燦峰電子配件有限公司從90年代中期成立至今,已經有10年的歷史,年銷售額也達到了1.5個億。但是,隨著規模的日益擴大,市場競爭越來越激烈,黃總的白頭發也越來越多。通過瞭解,長期困擾著黃總的主要是這樣幾個難題......

【正文】
燦峰電子配件有限公司從90年代中期成立至今,已經有10年的歷史,年銷售額也達到了1.5個億。但是,隨著規模的日益擴大,市場競爭越來越激烈,黃總的白頭發也越來越多。通過瞭解,長期困擾著黃總的主要是這樣幾個難題。
  難題一、原材料種類繁多,規格要求嚴格,多種品質認證難以管理;
  難題二、品質難以保證,發生多起由於品質原因導致的延遲交貨,甚至導致客戶退貨;
  難題三、應付帳款、應收帳款難以管理,應收帳款周轉率不高,發生資金困難;
  難題四、車間物料管理失控,生產效率偏低,生產成本持高不下,報廢品過多;
  難題五、客戶定單種類繁多,小訂單,小批量,交貨期計算困難;
  難題六、原材料種類複雜,下錯採購訂單是事情,時有發生;
  難題七、……
  總之,一句話,隨著銷售規模的擴大,利潤沒有對應的增長。
  這可把黃總急的呀,一方面是董事長虎視眈眈的瞪著,一方面是底下員工盼著漲工資,發獎金,該怎麼辦呢?
  黃總滿懷心事,去拜訪客戶正峰電器有限公司的丁總。丁總看著老搭檔黃總眉頭緊皺,關心的問道:“黃總,身體不舒服呀?苦著一張臉。”
  “一言難盡呀!”黃總訴苦道,“我公司規模去五年前擴大了2倍,但是,銷售利潤卻上不去,管理有點困難呀。”
  “發生了什麼問題呢?”
  “公司規模大了,員工多了,管理起來就比較困難。如定單成本難以管理……”黃總向丁總一一道來。
  丁總笑了笑,對黃總說:“你現在的問題我在三年前,也都一一碰到,有的比你還嚴重。但是,現在都解決了。”
  “你是怎麼做到的呀?”
  “嘿嘿,向我求教呀?好,今天晚飯你請。”丁總乘機打趣,“因為我公司上了ERP。”
  “ERP?”
  “對。”丁總接著道,“ERP是個企業管理軟體,叫做企業資源製造計畫。我公司四年前就開始用這個軟體,花了一年多時間,才上這套系統。有了這套系統呀,很多事情就簡單了。如建立了BOM體系,採購單、領料單自動生成,既防止了採購單下單的錯誤,又使領料單有依可循;上了應收帳款系統,哪些帳款到期,哪些成了壞帳,都一目了然,業務員每天都人手一份;上了庫存管理系統,這樣,對那些超收、延遲交貨都得到延續控制;還有,倉庫存貨明顯降低……”
  “這個系統有這麼神奇?”黃總有點懷疑。
  “是的。”丁總肯定的道,“一開始我也有點不相信,有抵觸,但是,四年前,我實在沒辦法,企業管理問題較多,一直在找一個優秀的管理工具;後來無意中,我發現了ERP這個優秀的管理工具。黃總,企業發展到一定規模,種種問題都會暴露出來;要想把一個企業做強,不光是做大,還要做強,一定要與時俱進,使用一些先進的管理制度。我給你一個ERP諮詢顧問的名片,你可以跟他具體聊一下。”
  “好,我跟他好好聊聊。”
第二天,黃總撥通了ERP諮詢顧問李顧問的電話,約他在時代酒店吃飯,並諮詢了一些問題。
  “李顧問,”一見面,黃總就直入主題,“我是正蜂的丁總介紹過來的,他們公司在使用你們公司的ERP軟體,效果還不錯。所以,我公司也準備上這個軟體。一些細節問題,還要向你諮詢一下?”
  “好。”李顧問道,“黃總真是快人快語,您現在遇到什麼問題了,看我怎麼才能夠幫你?”
  “恩。”黃總想了想說,“我公司現在物料、種類繁多,一個成品往往有50-70個零件組成,所以,定單多了,下採購單的時候,速度慢,而且經常出錯,這你能幫我解決嗎?”
  “這個問題很簡單。我們可以每個產品都設立物料清單,下次,你只要輸入產品數量,系統就會在10秒內計算出採購單的數量,並按供應商下單。手工的話,起碼半個小時,可以提高多少效率哦,而且,電腦自動計算採購數量,就不用擔心採購數量和採購料號會出現什麼錯誤了。”
  “恩,還有,我公司現在成本難以控制,不清楚哪些產品賺錢,哪個虧錢?”
  “這也很簡單的,ERP系統,在下定單的時候,在定單上就會根據企業的定義,計算出產品的單位計畫成本,還可以設立多個審批點,如利潤低於多少個百分點的時候,定單要您親自審批才能下發。”
  “哦,不錯,不錯。那對企業的應收帳款有管理嗎?”黃總越來越感興趣。
  “有。”李顧問繼續娓娓道來,“應收帳款我們分好幾塊內容來管,首先,我們有信用額度的管理,可以針對不同的客戶設立不同的信用額度;可以設立收款條件,自動計算收款日期;收款額自動從銷售定單和出貨單計算,防止錯誤發生;還有,各種報表,如帳齡分析表,應收未收報表,月收款報表,催款報表等等。有些報表,還可以根據企業的需要進行定制。”
  “不錯,不錯,不錯。”黃總連續說了三個不錯,“那我公司可以用嗎?”
  “黃總,ERP軟體他有不同的層次,有針對小型企業的ERP,也有針對中小型企業,還有集團企業的;現在,還推出了針對行業推出的ERP。你只要根據自身的需要,肯定可以選擇一款合適的ERP來改善您公司的管理。”
  “好。來,李顧問,我們吃菜。”黃總聽的津津有味,菜都涼了。
飯後,黃總暗暗下了決心,回去後,一定要上ERP.