【前言】
經歷了兩位主要負責人的離職風波後，鄭丁科知道自己肩上的擔子更加重了。為了暫時放慢節奏，開始著手處理一些細節問題，切實讓員工體會到系統帶來的好處，鄭丁科決定從備品開始處理......
【正文】
經歷了兩位主要負責人的離職風波後，鄭丁科知道自己肩上的擔子更加重了。為了暫時放慢節奏，開始著手處理一些細節問題，切實讓員工體會到系統帶來的好處，鄭丁科決定從備品開始處理。
通過與採購、倉庫等部門經理進行的溝通，鄭經理大致瞭解了現有備品的管理方案。
首先，根據材料的分類，把每類材料設置了一個備品率，如線材要求定單量1%的備品，而端子類要求定單量0.5%的備品，等等。然後，採購在下單的時候，採購單的備註欄上會注明，什麼材料要求什麼比率的備品。但是，倉庫在收貨時，一般不管備品是否收齊，有備品的話就收，沒備品也就算了。這麼做，備品就不能及時入庫，供應商喜歡送就送，不想送就不送，萬一這批材料有一件或兩件不合格，那會影響整批貨的出貨，特別是現在供應商也都是按單生產，基本上不會留有庫存，若發現不合格品後再生產的話，那就需要時間，最後就導致客戶的投訴。
針對這種情況，鄭經理找到相關部門的經理進行了核實，總結出了各個部門對備品控制的目標。
1、能夠指定材料的備品率，並在生成採購單的時候，自動計算備品的數量，當然，備品的數量不能夠計入採購金額中。
2、在開立採購單時，採購主管能夠指定這張採購單的備品是否是必須的，若是必須的，那麼供應商必須足量提供備品，否則這張採購單就不能結案，或者備品先從先到的數量扣；若不是必須的，那麼供應商可以根據自己的生產能力和庫存情況考慮是否要送。
3、對有一些特殊材料或供應商可以讓他們先送來一些備品放在倉庫，根據實際的定單數量累計扣除，當備品數量不足時，再讓供應商一次性送來一定數量的備品，系統裏要能夠實現報警的功能，即備品數量不足時，要能夠發郵件等手段，提醒採購員。
4、備品的送達也將作為考核供應商的一個指標，要有報表能夠統計每月、每季度、每年的供應情況。
有了需求就好辦事，鄭經理把需求發給了趙顧問，跟他商討具體的解決辦法。
隔了一天，趙顧問就打電話過來跟鄭經理討論具體的事宜。
"鄭經理，不錯，開始實現細節問題了，基本流程都討論完了呀？"
"趙顧問，沒辦法，若這些細節問題不幫忙解決，他們就要造反了，我就要下崗了。"鄭經理笑了笑說。
"我看了你發的需求。"趙顧問言歸正傳："這些需求不是很難，但是套裝軟體裏是沒有這個功能的，需要額外的開發。我跟開發人員商量後，開發的難度也不是很大，實現起來還是蠻簡單的。"
趙經理頓了一頓："等一下我把具體的需求描述發給你，你看一下，順便學一下如何寫需求的描述來防止雙方理解的誤差。呵呵，這描述的寫法，裏面學問可大哦。俗話說，一字之差，謬之千里。"
"好，沒問題，謝謝趙顧問。跟著你可以學到很多東西。再見！"
鄭丁科掛了電話，打開郵箱，不一會兒，就收到了趙顧問發過來的郵件。 燦峰電子配件有限公司備品管制需求
一、備品計算原則
按兩種方式生成備品數量：
（1）按備品率。在材料種類級別上，設置備品率，選擇該類別的所有材料，都繼承該備品比率，按此比率計算備品，若沒指定具體備品比率，表示此類產品的無須備品。在生成採購單的時候，自動計算所需的備品數。
（2）手工設置備品數量。若按此設置備品數量，那麼不用計算每張定單的備品數量，而是一開始供應商就送足一定數量的備品，當備品數量庫存數量到一個數時，發郵件提醒採購員，備品庫存數量不足，讓採購提醒供應商送備品。手工設置備品數量的級別要高與按備品率設置。
二、具體實現
1、在設置產品類別時，增加一欄位，備品率，單位為%，輸入備品率。
2、在原材料基本資訊介面，加入以下資訊：
（1）備品率欄位，此欄位根據選擇的原材料類別自動從類別資訊帶過來，不能修改。
（2）增加一欄位，手工設置備品數量，若次欄位數量為0，則按備品率來計算備品數量，此為默認；若不為0，則按手工設置備品數量來計算，忽略備品率計算規則。
3、在採購單上增加如下功能。
（1）增加一欄位，為備品。若按備品率計算備品，則此欄位要顯示根據備品率計算出來的備品數量。
（2）增加一核取方塊，可以讓採購人員選擇是否要強制性收備品，若備品計算的規則為按備品率來計算，則次欄位顯示，並且默認規則是'Y'，若是手工設置備品數量，則該欄位不顯示，忽略該欄位。
（3）增加一核取方塊，內容為現有備品數量，此欄位內容不可改，自動從系統帶出，數量為實際的備品庫存數量。此欄位當備品計算規則為手工設置備品數量時顯示。
4、在收貨單上，增加如下功能。
（1）增加應收備品數量欄位，該欄位當備品計算規則為按備品率計算時，有效。該欄位的數量直接從採購單傳遞過來。
（2）增加實收備品數量欄位，該欄位根據供應商實際送來的備品數量由倉庫人員進行輸入，該欄位增加庫存的備品數量，不增加庫存金額。
（3）增加一欄位，顯示是否強制接受備品，若是強制，則必須先在實收備品數量欄位輸入應收備品數量後，在把剩餘的材料輸入到實收數量；若不是強制，則先輸入實收數量，有多餘的，輸入備品數量。實收數量是要計算金額才採購量；實收數量不能超過採購單的下單數量，備品可以超過採購單規定的備品數。
（4）對於手工設置備品數量，可以直接開收貨單，把單據類別設置為備品收貨單，此單據類別不考慮金額，如此設置，就不會產生應付款，也不會增加庫存金額。
鄭經理看完郵件後，對趙顧問很是佩服，暗下決心，若干年後，一定要達到趙顧問這樣的水準。
鄭丁科把郵件分發給各個部門經理。各個經理都認同了這個方案後，鄭丁科就通知了趙顧問，讓他按此方案進行二次開發。
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