【正文】
趙顧問跟銷售經理瞭解基本情況後，就約了負責採購的時經理，商談採購部門的業務需求。
"時經理，今天想跟你談談你們部門的一些需求，為我們下一步的合作打下一個好的基礎。我想先瞭解以下你們部門的設置。"趙顧問說道，"貴公司一共有幾個採購部門？採購業務是否有統一的部門負責？"
"我們現在基本上的有兩個部門來負責物料的採購，一個是採購部，95%以上的物料都是由我們來採購的，還有一個是管理部，他們負責一些零碎物料的採購，如標籤等的採購。"
"採購員是否存在分工？分工情況如何？"
"是有分工的。我們按採購物料的不同，分成了三個部分。一塊是主要的材料，如線材，這是由我負責的，一塊是五金類的，如端子，是由一個採購員負責，還有一個是負責包裝材料的。"
物料採購情況
“首先我想瞭解一下，採購件是否有分類？”
"這當然是有的。我們基本上分為五類，一類是最主要的材料，線材；第二類是端子；第三類是包裝材料；第四類是標籤；第五類是其他類。"
"第二，採購件存在哪些特殊的計量單位？單位之間如何進行轉換？"
"單位轉換這是我們比較頭痛的問題。我們有時候，線材進來是一卷一卷的，但是，從倉庫裏領出來卻是一米一米的領。我們現在是這麼做的，採購的時候也是按米算，入庫的時候，由倉庫把卷換算成米。這倉庫管理起來就是比較麻煩。"
"這我們系統可以幫你解決，可以自動進行單位間的換算。第三，我想問一下，採購件的檢驗，是否每一類材料都是要檢驗？"
"檢驗的情況比較負責，我們是這麼規定的，線材類的話，要全檢；端子類我們是抽檢，一般按1的比率進行抽查；包裝材料也是抽籤，這沒有固定的比率，一般是一批抽幾件；標籤的話，也是按批來檢驗；其他類的，視具體情況而定。"
"第四，我想問一下，採購件是否有品質等級？"
"有的。這也是我們現在比較頭痛容易出錯的地方。現在我們存在這種情況，如一塊線板，裏面有五個零件組成，其中，一個端子有品質區別，如分A等和B等。有一個客戶，有時需要A等的端子，有時又需要B等的端子，因為兩者的價格差近五毛錢一個。我們現在的處理是按兩個材料來做，這麼做的情況是，品號管理困難，現在我們的品號光端子就有上千個，其中近三分之一的都是這種情況，這直接導致我們採購和生產領料的困難，有時兩者甚至混用，給我們公司帶來不少的損失。這個問題希望你們能夠引起重視。"
"放心，這個問題我們在軟體裏已經考慮到了，可以非常好的解決。"
供應商管理
“現在供應商是否實行編碼管理？效果如何？”
"我們現在已經執行編碼管理，效果還不錯。我們現在的供應商編碼分四碼。前兩碼為識別碼，一般取供應商名字裏主要內容的兩個漢字的第一個拼音，後兩碼為流水碼，如HD01，JD02等。這個在實際管理中，還是非常方便的。希望，以後的系統中，也能夠實現這個功能。"
"第二，與供應商之間是否存在著交叉業務？"
"有的，現在存在這種情況，如有時候我們要把我們的一些呆滯品賣給供應商，這種情況比較少。但是，我們的客戶情況有點複雜，有時候，我們會把原材料直接賣給客戶。"
流程方面
"第一，是否有請購單？有好些公司是沒有請購單的，若有，請購單是由哪幾個部門開立的？"
"有請購單。請購單分為兩類，一類是基本物料的採購，是根據生產單自動計算出來的，就是所謂的MRP吧；還有一類是庫存補料單，我們有些物料是設有安全庫存的，到庫存用量低到一定程度，倉庫會開請購單，讓我們補料。"
"第二，他們開立請購單時，是否會注明供應商和價格？"
"不會，請購人員並不十分清楚向誰買，價格多少，他們只知道要買什麼東西，若有客戶有品質要求的話，還會指定是A類品或者是B類品。"
"第三，是否存在合同管理？"
"有的。合同管理我們是非常看重的，因為現在原材料的價格波動比較大，所以，我們一般在年底會跟供應商簽合同，把價格的風險轉稼給供應商，這主要是跟客戶一致，我們跟客戶也是一年簽一次合同。所以，系統最好能夠實現合同的管制，如有合同的採購單只要採購經理簽字審批就可以，若沒有合同的採購單，則需要副總簽字。"
"第四，採購定單是否源于請購單？"
"是的，為了嚴格管理，現在要求所有的採購單，都必須有請購單。到時，系統也要能夠控制，若沒有請購單，則不能生成採購單。"
"第五，關於採購價格的問題，採購價格是否含稅？誰有權更改價格？"
"有些物料含稅，有些沒有。如包裝材料，向有些企業買，含稅，但是，向另外一家企業買，就不含稅了。價格更改的許可權，現在是交給財務來做的。我們決定供應商和價格後，交給財務審核入帳，作為計算成本的基礎。"
"第六，有否採購政策？供應商有否優惠？"
"這又是我們一個管理的難題。因為我們是有合同管理，在合同裏有規定年進貨總額，一年內，我們必須進貨額達到年進貨總額的80%，若我們達到90%，那可以打9.9折扣，若我們超過100%的部分，超過部分，可以打9.7折。沒有合同的部分，也有區別，如有時候，我們若預付款的話，供應商會給我們一個價格折扣。這時，我們就會把情況告訴給財務，讓他們進行抉擇，如何進行付款。"
物料接收
"首先，我想問一下，允許沒有採購單收貨嗎？"
"這是不允許的。這現在手工控制比較困難，但是，上系統後，我們希望能夠嚴格控制，不允許倉庫沒有採購單的情況下，也能夠收貨入帳。我們現在財務入帳的時候，要三張單據，一是我們的採購單，二是倉庫的收貨單，還有就是供應商的送貨單，要三張單據齊全，才能入帳。"
"第二，是否允許超收？"
"一般情況下，我們是不允許的。但是，在實際情況中，有這種情況存在，如端子都是一卷一卷的，但是，我們採購的話是按個來計算的，有時候，送來的可能會多幾百個端子，只要沒有超過一卷的，我們都會接收。"
"這就是最低包裝量的原因吧。我們在系統裏，可以設置最低包裝量，也就是說，以後採購量是我們這個規定量的整數倍。"
"第三，對物料缺少一般如何處理？"
"這我們是分情況對待的，如有的是我們大批量採購的，我們允許供應商分批供貨，若有時批量較小或者交期比較緊張，我們會讓供應商按期一次性交貨，這我們會在採購單上注明的，這也是我們考核供應商的一個方面。"
"第四，對交貨日期有否控制？"
"我們現在正在為這個問題困牢。現在有這種情況，每到月底，供應商就拼命的送貨，導致月底時，我們倉庫堆得滿滿的，供應商把明明是下個月要交
的貨都送過來了。原因是我們是按月結，供應商為了提前一個月能收到款，就在月底會把本來是要下個月初才交的貨也送過來了。現在我們正在想辦法解決這個問題，對月底送的貨要核對我們的交貨期，若交貨期不對，我們會把供應商的款推倒下個月。"
"謝謝時經理，你還有其他的需求嗎？"
"恩。"時經理想了想，"我們現在還遇到一個棘手的問題。是這樣的，我們向一家供應商買材料，但是，有時候供應商卻會提出要求，我們向另外一個供應商付款，我們不管這背後的原因，你看從操作上來說，該如何實現？"
"這我在其他公司也遇到過。這我們系統裏也提出了一個折中的方法，我們可以把收款的公司當作一個總公司，供貨的公司當作一個子公司，可以設置向子公司付款，這樣，在做應收應付的時候，可以自動把應付帳款掛到總公司的帳上。"
"哦，能夠這麼實現，那真是太好了。謝謝，趙顧問，下次有問題再向你請教。"
"哪里，我和鄭經理應該謝謝你這麼配合。"
沒有留言:
發佈留言